Сьогодні онлайн-шопінг актуальний для багатьох громадян країн пострадянського простору, а також Європи і Америки. Замовлення товарів або послуг з миттєвою безготівковою оплатою гарантує переваги для покупця і продавця. При цьому фінансові транзакції безпечні, комфортні і швидко виконуються. Для індивідуальних підприємців, представників малого, а також середнього бізнесу це сприяє залученню клієнтів, збільшення обсягів обороту.
Фізичні особи, які вважають за краще покупки онлайн, довіряють платіжним системам. Вони є третьою стороною, гарантом відсутності шахрайських факторів. Для комфорту покупців використовують опцію електронного інвойсінга, яка сьогодні підходить маленьким магазинам, великим торговим майданчикам, оптовикам, рітейлерам.
Інвойсінг: що це?
Поняття «інвойсінг» походить від англійської мови. Invoice перекладається як накладна або рахунок-фактура. У міжнародній економіці електронний інвойсінг означає виставлення покупцю рахунки при здійсненні онлайн-оплати. Сучасні системи виконують процедури за допомогою відправлення СМС на мобільний номер, месенджерів, електронної пошти, а також інших каналів зв'язку. E-Invoicing використовують для формування:
- платіжних реєстрів;
- рахунків-фактур;
- накладних;
- замовлень на виконання робіт або послуг, доставку товарів;
- документації на оплату;
- угод, доповнень до договорів;
- актів прийому-передачі, звірок, а також інших видів фінансової документації.
Формування документів на оплату відбувається в особистому кабінеті продавця, який представлений на сайті агрегатора. Після закінчення процедури дані відправляються покупцеві. Обов'язково в створеному рахунку вказується посилання на платіжний сервіс, де вибирається комфортна методика перерахування коштів продавцю.
Фінансові транзакції обробляються виключно процесинговим центром. Кошти зараховуються на зазначені реквізити. Обов'язково система повідомляє покупця про завершення операції переказу коштів на рахунок продавця.
Хто використовує інвойсінг?
E-Invoicing (електронний інвойсінг) - актуальний інструмент для малого, середнього бізнесу, а також індивідуальних підприємців. Формування електронних документів за допомогою цієї технології підходить для власників інтернет-магазинів, наприклад, в соціальних мережах. Такі торгові платформи не мають повноцінного сайту, але дозволяють відвідувачам купувати будь-які товари або замовляти послуги онлайн.
Зареєстровані користувачі Facebook, Vkontakte, Instagram часто організовують інтернет-магазини. але переклад оплати з банківської карти на реквізити продавця не завжди викликає довіру, особливо з огляду на збільшення інтернет-шахрайства. Цей спосіб здійснення фінансових транзакцій при онлайн-шопінг може бути некомфортним для покупця. Наприклад, відсутня здатність використовувати електронні гроші. Інвойсінг для невеликих інтернет-магазинів є ефективним рішенням. Це спосіб запропонувати покупцям безпечні фінансові операції, комфортний безготівковий розрахунок.
Е-Invoicing також підходить підприємцям, які працюють над розвитком свого бізнесу, фрілансерам, в тому числі копирайтерам, web-розробникам, перекладачам, репетиторів, дизайнерам. Онлайн-інвойсінг дозволяє індивідуальним підприємцям легко сформувати рахунок за власну роботу і направити його замовникам. Використання цієї технології не супроводжується необхідністю в наданні персональних даних фрілансером.
Онлайн або комерційний інвойсінг підходить для полегшення роботи медичних організацій, клінік, інтернет-магазинів, бірж фріланса, а також інших видів бізнесу. Часто цю методику формування платіжних документів використовують великі проекти електронної комерції, представники малого або середнього бізнесу, туристичні агентства, компанії-реалізатори квитків, освітні організації. Онлайн-інвойсінг також підходить для фірм, які вважають за краще безготівковий розрахунок з іноземними партнерами (юридичними, фізичними особами).
Принципи роботи інвойсінга
Власникам бізнесу для підключення онлайн-інвойсінга потрібно звернутися до агрегаторами. Деякі фінансові системи пропонують власним партнерам опцію формування електронних документів за замовчуванням. Генерувати рахунок можна виключно після активації опції, наприклад, через підтвердження існування профілю, що продає в соціальній мережі або іншого торгового ресурсу.
Формування електронного інвойсу виконується в особистому кабінеті на сайті платіжного агрегатора. Принцип функціонування e-Invoicing описується такими етапами:
- продавець заповнює форму, вводить інформацію про замовлених товарах або роботах, дані по касі, суми платежу;
- генерується посилання на платіжний документ;
- нформація відправляється будь-яким обраним способом: через месенджери, соціальні мережі, електронну пошту або СМС;
- після отримання повідомлення замовник натискає на посилання для переадресації на сайт стороннього агрегатора;
- в спеціальне поле вводяться реквізити банківської картки, виконується оплата за замовлені послуги, роботи або товар;
- після обробки гроші зараховуються на реквізити підприємця (картковий або розрахунковий рахунок продавця).
За функцію генерації рахунків-фактур на оплату замовлень платіжні системи стягують комісію. Розмір винагороди може враховуватися в тарифі на співпрацю з агрегатором або подається окремо. Для комфорту власників інтернет-магазину або підприємців, які пропонують приватні послуги, оператор створює деталізовану інструкцію. Документ розповідає, як коректно генерувати рахунок-фактуру, накладну.
Онлайн-інвойсінг також пропонує:
- Автоматичну конвертацію. Виставлення платіжного документа в міжнародній валюті, наприклад, в євро, американських доларах, може супроводжуватися отриманням коштів в національній.
- Акумулювання історії сформованих рахунків.
- Блокування суми на банківській картці замовника, клієнта без миттєвого перерахування на реквізити інтернет-магазину.
- Масове формування великої кількості платіжних документів, наприклад, щодо покупців одного товару. Продавець завантажує одним файлом дані щодо замовників в особистий кабінет на сайті агрегатора. Платіжна система автоматично генерує рахунок, направляє інформацію користувачам.
- Контроль фінансового стану підприємця. Зміна даних, балансу здійснюється миттєво онлайн. Технологія аналізує надходження грошей, зберігає фінансові звіти в будь-якому зручному форматі.
Часто оператори пропонують безкоштовне підключення опції, але з наступним стягненням комісії. Розмір винагороди залежить від оборотів компанії, виду діяльності, а також інших факторів. Процедура підключення електронного інвойсінга у кожного постачальника послуг представлена по-різному. Вона включає такі стадії:
- реєстрація на сайті платіжної системи;
- заповнення заявки із зазначенням e-mail, реєстраційних відомостей, статусу підприємця;
- укладення договору про співпрацю;
- інтеграція в особистий кабінет інформації про картковий або розрахунковому рахунку, відкритому для ведення комерційної діяльності;
- отримання або надсилання персональних даних підприємця для проходження верифікації особистості, наприклад, ліцензії, виписки з реєстрів, документа про державну реєстрацію, банківських довідок; оператор протягом 24 годин виконує перевірку відомостей, а також активацію прийому онлайн-платежів;
- інтеграція платіжної системи на торговельний майданчик.
Деякі агрегатори пропонують демоверсію або функцію тестування опції. Це дозволяє власникам інтернет-магазинів, індивідуальним підприємцям, великим юридичним особам вивчити функціонал ресурсу.
E-Invoicing підходить малому і середньому бізнесу з невеликим обсягом обороту, а також великим організаціям. Платіжні агрегатори забезпечують підключення функції онлайн-інвойсінга через web-інтерфейс, інтеграцію в систему обліку компанії. Підпис документів, що генеруються великими торговими платформами, виконується електронним способом. Це підтверджує юридичну силу платіжного документа.
Мінуси і переваги інвойсінга
E-Invoicing гарантує багато переваг для продавців, виконавців (мерчантів), а також замовників. Такий метод формування електронних платіжних документів характеризується:
- Комфортом. Для виставлення рахунку-фактури або накладної досить використовувати контактний номер телефону або актуальну електронну адресу клієнта.
- Присутністю двох режимів формування. Власник бізнесу може використовувати автоматичний або ручний режим підготовки документа.
- Безпекою. Електронний інвойс представлений ефективною системою захисту персональних відомостей сторін, верифікації особистості. Це означає, що фінансові транзакції повністю безпечні і захищені від шахрайства.
- Довірчим співробітництвом сторін. Замовник виконує оплату після отримання документа або в термін, зазначений в рахунку, наприклад, за фактом виконання замовлення. Ця модель комерційних взаємин зміцнює довіру між учасниками бізнес-процесу.
- Величезним вибором способів онлайн-оплати. Користувач при переході по посиланню вибирає комфортний платіжний інструмент. Це може бути банківська кредитна або дебетова карта, електронні гроші, QR-оплата, безготівковий розрахунок через безконтактні системи Google або Apple Pay. Вибір платіжних систем здійснюється перед підключенням опції.
- Економією. Онлайн-інвойсінг полегшує процедуру введення інформації, реєстрації, сортування платіжних документів.
- Легкістю контролю оплат. Особистий кабінет платіжних систем пропонує функцію відстеження виставлених рахунків, надходження коштів за електронними документами.
Недолік технології - обов'язкова наявність інтернет-з'єднання. Для виконання онлайн-платежу необхідний доступ до мережі, так як фінансові транзакції виконуються через сайт платіжної системи. Також мінусом електронного інвойсінга є відсутність анонімності. Всі персональні дані платника зберігаються в системі, обраної власником бізнесу для виконання онлайн-оплат.
Висновок
Електронний або комерційний інвойсінг підходить для онлайн-бізнесу, e-mail-маркетингу, міжнародних проектів. Цей інструмент дозволяє підприємцям формувати платіжні документи, а клієнтам - оплачувати товари, послуги безпосередньо через СМС, електронного листа або месенджер.
Принцип формування накладних, рахунок-фактур характеризується безпекою для учасників комерційної операції. Фактично оплата здійснюється за допомогою онлайн-банкінгу згідно раніше виставленому продавцем документу. Підприємець отримує доступ виключно до логіну замовника, а фінансова транзакція виконується банком, стороннім агрегатором.
Оператори і платіжні системи гарантують повну безпеку продавцям, покупцям, а також стабільність функціонування сервісу. Відправлення рахунків, накладних, актів звірки виконується миттєво. Онлайн-інвойсінг знижує бюджет на формування, зберігання фізичних документів, збільшує ефективність бухгалтерії будь-якого підприємства. Це зводить до нуля податкові ризики і можливі помилки.